Правила оформления отгрузочных документов

Требования законодательства РФ к правильному оформлению доверенностей и первичных документов бухгалтерского учёта.

При совершении любой сделки купли-продажи товара между двумя контрагентами необходимо документально подтвердить сам факт передачи товара. При передаче товара происходит и переход прав собственности на товар и выполнение обязательств поставщиком перед покупателем. Кроме того, необходимо подтвердить, что товар передан именно покупателю или его законному уполномоченному представителю, а не просто постороннему лицу.

Факт получения товарно-материальных ценностей может быть удостоверен путём подписания УПД (универсальный передаточный документ). В случаях отсутствия печати используется доверенность на получение товара (форма М2), оформленная надлежащим образом и заверенная подписью бухгалтера и руководителя организации. Данная доверенность прикладывается к экземпляру УПД продавца, при этом в УПД обязательно требуется заполнить все необходимые реквизиты: номер и дату выдачи доверенности, разборчиво фамилию и должность представителя Покупателя, личную подпись представителя покупателя.

ДОВЕРЕННОСТЬ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНА ТОЛЬКО В ОРИГИНАЛЕ. КСЕРОКОПИИ, ОТСКАНИРОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, А ТАКЖЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КОПИИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ И ПРОЧИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!

Без вышеуказанных документов и соблюдения правил их оформления сделка не может быть признана совершённой, а факт сделки юридически удостоверенным. Отсутствие документального подтверждения передачи товара ведет к возникновению финансовых претензий в случае непоставки, порчи или утери товара, а также в случае умышленных мошеннических действий, связанных с получением товара неуполномоченными лицами и последующим его хищением.

Таким образом, наличие оригиналов отгрузочных документов у поставщика является гарантией выполнения обязательств перед покупателем.

Перечислим причины, по которым мы законно откажем Вам в отгрузке товара:

• Отсутствие документа, удостоверяющего личность;
• Отсутствие доверенности или оригинала печати организации покупателя;
• Неправильно оформленная доверенность на получение товара, в том числе доверенность с факсимиле подписи руководителя;
• Скан или копия доверенности, в том числе цветная копия;

Мы не принимаем объяснений в забывчивости, обещаний передать или переслать доверенность позже (как правило, такие обещания не выполняются). Мы не удовлетворим просьб принять скан или копию доверенности или отпустить товар без доверенности и печати, а также не отгрузим товар лицу, не указанному в предъявленной доверенности или по доверенности, оформленной с нарушениями ГК РФ. Просим проявлять понимание и взаимное уважение в отношении оформления наших совместных сделок согласно требованиям законодательства. Забывчивость или нерадивость Покупателя в отношении отгрузочных документов, отсутствие печати или Доверенности не должны впоследствии становиться головной болью Поставщика

Отдельно отметим, что в настоящий момент не существует запрета на выдачу доверенности лицу, не являющемуся работником компании Покупателя. Таким образом, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, которому Покупатель доверяет получение материальных ценностей для своей компании.